Облік покерного клубу в Excel: де він ламається і коли час переходити

Майже кожен онлайн клуб починає облік з Excel або Google-таблиць. І це правильний старт: безкоштовно, гнучко, усі вміють. Зробив аркуш із гравцями, аркуш із боргами, вставив підсумки тижня зі звіту покер-руму, написав формулу рейкбеку, і клуб працює.

Проблема не в самому Excel. Проблема в тому, що таблиця, зібрана під десять гравців і одного менеджера, одного дня починає обслуговувати сорок гравців, двох менеджерів і трьох агентів. Формули ті самі, а навантаження інше. І ламається це не гучно, а тихо: цифри є, але їм уже не можна вірити.

Як зазвичай влаштована таблиця клубу

У більшості клубів вона схожа:

• аркуш гравців: нік, ID, ставка рейкбеку, хто привів;
• аркуш операцій: хто скільки взяв у борг, поповнив, вивів;
• аркуш тижня: результати й рейк, перенесені зі звіту покер-руму;
• формули рейкбеку і виплат рефералам;
• зведений аркуш: скільки клуб заробив і хто кому винен.

Поки клуб маленький, цього вистачає. Далі починаються місця, де таблиця дає збій.

Де Excel починає ламатися

Ручне перенесення зі звіту. Щотижня хтось копіює сотні рядків зі звіту ClubGG, PPPoker або PokerBros у таблицю. Пропустив рядок, зсунув стовпець, вставив не той день, і рейкбек рахується не з того рейку. Помилку видно лише тоді, коли гравець сам перерахує.

Формули, які розуміє одна людина. Таблицю зібрав власник або перший менеджер. Решта боїться чіпати формули. Одне зламане посилання на клітинку тихо перетворює суму на нуль, і це не впадає в око.

Кілька копій файлу. Один менеджер працює у своїй копії, другий у спільній, третій записує в чат, щоб перенести потім. Через тиждень версій три, і яка правильна, ніхто не знає.

Немає історії. Борг гравця був 1 200, став 700. Хто змінив, коли і чому, таблиця не пам'ятає. Коли гравець каже «я стільки не брав», відповісти нічим.

Різні ставки рейкбеку. Одному 40%, іншому 50%, на омасі своє, в агента свій відсоток з його гравців. Кожна нова умова додає вкладену формулу, і через пару місяців перевірити розрахунок вручну вже неможливо.

Гроші й борги живуть окремо. Каса на одному аркуші, борги на іншому, перекази між гравцями в чаті. Підсумок не сходиться, і знайти, де саме, виходить за вечір, а іноді не виходить зовсім.

Менеджер працює з телефона. О другій ночі ніхто не відкриває велику таблицю на телефоні. Операцію пишуть у чат, а в таблицю переносять уранці. Або не переносять.

Ознаки, що час переходити

Якщо збіглося три й більше, таблиця вже коштує клубу грошей, просто цього не видно в одному рядку:

• активних гравців більше 20-30;
• менеджерів більше одного;
• з'явилися агенти або реферали зі своїм відсотком;
• у гравців різні ставки рейкбеку;
• зведення тижня займає більше години;
• хоча б раз підсумок не зійшовся, і причину так і не знайшли;
• власник дізнається про великий борг гравця останнім.

Що має бути в заміні

Неважливо, який інструмент обере клуб, у нього має бути кілька речей, яких немає в таблиці:

• звіт покер-руму обробляється сам, а не копіюється руками;
• кожна операція записується один раз, в одному місці;
• у кожної зміни є автор і час;
• менеджер і власник бачать різне;
• усе працює з телефона;
• рейкбек, реферали й агенти рахуються за своїми ставками без ручних формул;
• гроші клубу звіряються з боргами й фішками гравців.

Як це зроблено в EasyRake

EasyRake: застосунок для обліку клубу, який працює просто в Telegram. Звіти ClubGG приходять на пошту клубу, яку ми вам виділимо, й обробляються самі. PPPoker і PokerBros підключаємо наступними.

• Каса: борг, поповнення, виведення і переказ фішок на одному екрані, з лімітом боргу.
• Картка гравця: борг, фішки й уся історія грошей, з датою та автором кожної операції.
• Рейкбек: своя ставка в кожного гравця, окремо на холдем і омаху, реферали й агенти зі своїми відсотками.
• Звіти: після кожного ігрового дня власник отримує зведення в Telegram.
• Права: менеджер працює з касою, налаштування і гроші клубу лишаються у власника.

Про те, як розходяться борги гравців, ми писали в статті «Борги гравців у клубі ClubGG», а про касу клубу в статті «Каса покерного клубу ClubGG».

Перехід з Excel. Таблицю переписувати не треба. Досить надіслати список гравців, їхні ставки рейкбеку, рефералів та агентів. Клуб підключаємо того ж дня.