Учёт покерного клуба в Excel: где он ломается и когда пора переходить

Почти каждый онлайн клуб начинает учёт с Excel или Google-таблиц. И это правильный старт: бесплатно, гибко, все умеют. Сделал лист с игроками, лист с долгами, вставил итоги недели из отчёта покер-рума, написал формулу рейкбека, и клуб работает.

Проблема не в самом Excel. Проблема в том, что таблица, собранная под десять игроков и одного менеджера, однажды начинает обслуживать сорок игроков, двух менеджеров и трёх агентов. Формулы те же, а нагрузка другая. И ломается это не громко, а тихо: цифры есть, но им уже нельзя верить.

Как обычно устроена таблица клуба

У большинства клубов она похожа:

• лист игроков: ник, ID, ставка рейкбека, кто привёл;
• лист операций: кто сколько взял в долг, пополнил, вывел;
• лист недели: результаты и рейк, перенесённые из отчёта покер-рума;
• формулы рейкбека и выплат рефералам;
• сводный лист: сколько клуб заработал и кто кому должен.

Пока клуб маленький, этого хватает. Дальше начинаются места, где таблица даёт сбой.

Где Excel начинает ломаться

Ручной перенос из отчёта. Каждую неделю кто-то копирует сотни строк из отчёта ClubGG, PPPoker или PokerBros в таблицу. Пропустил строку, сдвинул столбец, вставил не тот день, и рейкбек считается не с того рейка. Ошибку видно только тогда, когда игрок сам пересчитает.

Формулы, которые понимает один человек. Таблицу собрал владелец или первый менеджер. Остальные боятся трогать формулы. Одна сломанная ссылка на ячейку тихо превращает сумму в ноль, и это не бросается в глаза.

Несколько копий файла. Один менеджер работает в своей копии, второй в общей, третий записывает в чат, чтобы перенести потом. Через неделю версий три, и какая правильная, никто не знает.

Нет истории. Долг игрока был 1 200, стал 700. Кто поменял, когда и почему, таблица не помнит. Когда игрок говорит «я столько не брал», ответить нечем.

Разные ставки рейкбека. Одному 40%, другому 50%, на омахе своё, у агента свой процент с его игроков. Каждое новое условие добавляет вложенную формулу, и через пару месяцев проверить расчёт вручную уже невозможно.

Деньги и долги живут отдельно. Касса на одном листе, долги на другом, переводы между игроками в чате. Итог не сходится, и найти, где именно, получается за вечер, а иногда не получается вовсе.

Менеджер работает с телефона. В два часа ночи никто не открывает большую таблицу на телефоне. Операцию пишут в чат, а в таблицу переносят утром. Или не переносят.

Признаки, что пора переходить

Если совпало три и больше, таблица уже стоит клубу денег, просто это не видно в одной строке:

• активных игроков больше 20-30;
• менеджеров больше одного;
• появились агенты или рефералы со своим процентом;
• у игроков разные ставки рейкбека;
• сведение недели занимает больше часа;
• хотя бы раз итог не сошёлся, и причину так и не нашли;
• владелец узнаёт о крупном долге игрока последним.

Что должно быть в замене

Неважно, какой инструмент выберет клуб, у него должно быть несколько вещей, которых нет в таблице:

• отчёт покер-рума обрабатывается сам, а не копируется руками;
• каждая операция записывается один раз, в одном месте;
• у каждого изменения есть автор и время;
• менеджер и владелец видят разное;
• всё работает с телефона;
• рейкбек, рефералы и агенты считаются по своим ставкам без ручных формул;
• деньги клуба сверяются с долгами и фишками игроков.

Как это сделано в EasyRake

EasyRake: приложение для учёта клуба, которое работает прямо в Telegram. Отчёты ClubGG приходят на почту клуба, которую мы вам выделим, и обрабатываются сами. PPPoker и PokerBros подключаем следующими.

• Касса: долг, пополнение, вывод и перевод фишек на одном экране, с лимитом долга.
• Карточка игрока: долг, фишки и вся история денег, с датой и автором каждой операции.
• Рейкбек: своя ставка у каждого игрока, отдельно на холдем и омаху, рефералы и агенты со своими процентами.
• Отчёты: после каждого игрового дня владелец получает сводку в Telegram.
• Права: менеджер работает с кассой, настройки и деньги клуба остаются у владельца.

О том, как расходятся долги игроков, мы писали в статье «Долги игроков в клубе ClubGG», а о кассе клуба в статье «Касса покерного клуба ClubGG».

Переход с Excel. Таблицу переписывать не нужно. Достаточно прислать список игроков, их ставки рейкбека, рефералов и агентов. Клуб подключаем в тот же день.